Vetrina PreOrdine

La Vetrina PreOrdine è la pagina pubblica del tuo evento su SagraFacile, raggiungibile all’indirizzo order.sagrafacile.it/[nome-organizzazione]. Include galleria di foto e video, programma, menù con foto e tutte le informazioni per i clienti.

La vetrina è sempre gratuita. Puoi pubblicarla anche senza attivare gli ordini online — funziona come sito informativo indipendente con il tuo programma, le tue foto e il tuo menù.

Accesso

Come funziona

La pagina è organizzata in due aree:

• Barra di pubblicazione (in alto, sempre visibile) — stato della vetrina e azione principale
• Vetrina Designer (sotto, a pannelli) — personalizzazione dei contenuti con anteprima dal vivo

Quando premi Pubblica, SagraFacile salva le modifiche, sincronizza il menu e rende tutto visibile ai clienti in un solo passaggio.

La prima volta che accedi, un’introduzione guidata riassume i tre passi: personalizza la vetrina, scegli le aree visibili, pubblica.

La barra di pubblicazione

La barra fissa in cima mostra lo stato e l’azione principale:

Il pulsante Pubblica cambia etichetta in base alla situazione:

Quando non puoi pubblicare, il pulsante è disattivato e il motivo è indicato in chiaro (es. “Attiva un evento in SagraFacile per pubblicare”).

Modifiche non pubblicate

Quando c’è lavoro che i visitatori non vedono ancora, accanto allo stato compare l’etichetta Modifiche non pubblicate. La riga di dettaglio sotto lo stato dice da quale lato arriva:

• modifiche fatte in SagraFacile e mai sincronizzate con PreOrdine — la visibilità di una categoria, una promozione, l’immagine di copertina
• una bozza sul portale più avanti della versione pubblicata
• entrambe le cose insieme

Pubblica modifiche risolve tutti e tre i casi: sincronizza e pubblica in un unico passaggio. Quando non c’è nulla in sospeso, la barra dice che online c’è l’ultima versione sincronizzata.

Il confronto lato SagraFacile riguarda il contenuto che la sincronizzazione invierebbe — la tabella Cosa viene sincronizzato — e non ogni singolo campo del gestionale. Viene calcolato all’apertura della pagina, non in continuo: se modifichi qualcosa mentre la pagina è aperta, ricaricala per vedere l’etichetta.

Stato della vetrina

La card Stato della vetrina mostra i requisiti per il directory e le funzionalità attive:

Per essere in directory — cosa serve per comparire nelle liste pubbliche:

• Presenza pubblica attiva
• Evento con date di inizio e fine
• Immagine di copertina
• Una posizione: coordinate sulla mappa, oppure indirizzo o città
• Almeno una pubblicazione effettuata

Se manca la copertina o la posizione la sagra non compare nell’elenco né sulla mappa, anche se hai pubblicato. La card ti dice quale dei due manca.

Cosa vedono i clienti — funzionalità attive sulla pagina:

Personalizzare la vetrina

Il Vetrina Designer è un editor a pannelli con anteprima dal vivo a lato che mostra come apparirà la pagina mentre modifichi.

Tema

Scegli il layout visivo della pagina pubblica: Moderno o Stand Up. L’anteprima dal vivo a lato si aggiorna subito, così puoi confrontare i due stili prima di pubblicare.

Intestazione

Logo dell’organizzazione e copertina dell’evento, più descrizione, orari e link al libretto. Le immagini si scelgono dalla Libreria Media, accessibile anche dalla pagina Admin → Media.

Il logo resta lo stesso fra un’edizione e l’altra. La copertina appartiene all’evento, quindi puoi cambiarla ogni anno.

Inquadratura della copertina

La copertina compare sempre nello stesso riquadro: nella card dell’elenco sagre, in cima alla pagina pubblica e nell’anteprima del link su WhatsApp e Facebook. Con Modifica inquadratura decidi cosa ci finisce dentro: trascina per spostare, usa il cursore per ingrandire. La riga sotto il riquadro dice se l’immagine lo riempie o se resta tagliata su un lato.

Adatta porta lo zoom al punto in cui l’immagine ci sta tutta. Serve soprattutto per le locandine verticali: invece di tagliarne il titolo o le date, le mostra intere su uno sfondo sfocato ricavato dall’immagine stessa. Una locandina verticale parte già così.

Se ingrandisci oltre la risoluzione del file compare un avviso: il risultato sarà sgranato. L’originale non viene mai modificato, quindi puoi usare la stessa immagine altrove con un’inquadratura diversa.

Galleria

Carica foto e video dell’evento scegliendoli dalla Libreria Media. I visitatori vedranno una galleria sfogliabile sulla pagina pubblica.

Programma

Aggiungi le giornate dell’evento con orari e descrizioni. Ogni slot ha un titolo, una descrizione opzionale e un orario (es. “21:00 — Concerto di apertura”).

Prenotazioni

Il pannello Prenotazioni definisce le sere in cui si può prenotare e, dentro ciascuna, le finestre di arrivo con la loro capienza.

• una serata è una sera di apertura dell’evento. Non va confusa con la giornata operativa, la sessione di cassa che apri e chiudi in Giornate Operative
• una fascia oraria è una finestra di arrivo dentro una serata, per esempio 19:00–19:30

La capienza si imposta sulla singola fascia oraria. Una serata senza fasce non è prenotabile.

Chiudere una serata con l’interruttore ferma le nuove prenotazioni per quella sera; le prenotazioni già ricevute restano valide e mantengono il posto. Eliminare una fascia oraria, o sostituire le fasce di una serata con una copia, ha un effetto diverso: le prenotazioni restano valide ma non occupano più posti, perché la fascia che li teneva non c’è più.

Accanto a ogni serata sono indicati i posti prenotati sul totale, nell’unità della modalità capienza, e sotto la ripartizione fra chi ha già composto un ordine e chi ha prenotato solo posto. I numeri arrivano dal portale preordini e si aggiornano con Aggiorna prenotazioni o rientrando nella scheda del browser; quando il portale non risponde compare una frase al posto dei numeri, mai uno zero. Il quadro per serata futura, con i piatti già ordinati, è nella Dashboard Analytics.

Fino a quando il cliente può modificare l’ordine

Chi prenota può fermarsi al posto e comporre l’ordine più tardi. Il limite lo decide Modifica dell’ordine da parte del cliente, un’impostazione unica per tutto l’evento:

Allo scadere dell’ora limite l’ordine si chiude da solo sul portale e arriva in SagraFacile come pre-ordine, senza che nessuno debba intervenire. Lo stesso accade prima della scadenza quando il cliente arriva in cassa: la scansione del QR chiude la prenotazione e crea l’ordine sul momento. La scansione alla postazione Biglietti Coda della Coda Prioritaria Prenotati invece non chiude l’ordine: il cliente può continuare a modificarlo mentre aspetta.

Ordini dalla coda

Su un evento con le prenotazioni, la vetrina accetta un ordine solo insieme a una fascia oraria. Ordini dalla coda apre una seconda strada per chi è già arrivato e sta in fila: ordina dal telefono senza prenotare, poi in cassa mostra il QR e paga.

Gli orari valgono per tutte le serate, anche per quelle chiuse con l’interruttore: Chiusa ferma le prenotazioni online, non la serata. Una chiusura precedente all’apertura vuol dire dopo mezzanotte (dalle 19:00 alle 00:30); apertura e chiusura uguali non sono ammesse. La prima volta che scegli Durante le serate gli orari sono già compilati: due ore prima della prima fascia dell’evento e la fine dell’ultima.

Sotto gli orari la finestra segnala, serata per serata, una fascia che inizia prima dell’apertura (chi l’ha prenotata è già in fila prima che dal telefono si possa ordinare) o che finisce dopo la chiusura. Sono avvisi: il salvataggio resta possibile. Come le altre impostazioni del pannello, la modifica arriva ai clienti quando pubblichi.

Un ordine dalla coda:

• non occupa posti in nessuna fascia e non dà precedenza: alla postazione della Coda Prioritaria Prenotati viene rifiutato, e il cliente resta nella coda normale;
• non richiede la conferma via email: il cliente vede subito il QR sul telefono, e l’email è facoltativa;
• resta sul portale finché il QR non viene inquadrato in cassa, e fino a quel momento il cliente può modificarlo o annullarlo. Alla scansione arriva in SagraFacile come pre-ordine e si paga come gli altri. Prima della scansione non compare nella pagina Pre-ordini;
• se non arriva mai in cassa, scade la mattina dopo senza essere mai entrato in SagraFacile.

Il cartello per la coda

Scarica il cartello per la coda, nella stessa finestra e in Link Pubblici, prepara un cartello con un QR che apre il menù dell’area pronto per ordinare dalla coda. Se più aree prendono ordini online scegli l’area: il QR vale per quella. Stampa A4 fa il cartello da appendere lungo la fila, 4 per foglio (A6) quattro cartellini per il bancone e i tavoli. Sotto il QR è stampato l’indirizzo della vetrina, per chi non riesce a inquadrarlo. Il cartello è solo in bianco e nero, così resta leggibile anche da una stampante laser economica.

Il QR non contiene gli orari: cambiarli non richiede di ristampare il cartello.

Chi ha prenotato e non è ancora in cassa

Con Nessuna scadenza una prenotazione può restare aperta sul portale per giorni: tiene il posto, ma in SagraFacile non esiste ancora nessun ordine. La pagina Pre-ordini legge dal portale anche queste prenotazioni e le mette nello stesso elenco di quelle già arrivate in cassa, con lo stato «Non ancora in cassa» e, per chi non ha ancora confermato l’email, un secondo contrassegno che lo dice.

In cima alla pagina tre numeri dividono la serata: Non ancora in cassa, Già in cassa e Coperti non ancora in cassa. I due che vengono dal portale compaiono solo quando il portale ha risposto; quando non risponde al loro posto c’è un avviso, mai uno zero. Un’organizzazione senza portale preordini non vede né i numeri né le righe.

Le righe dal portale stanno in cima alla prima pagina, e filtri e ordinamento le raggiungono come le altre; quando il filtro della serata ne nasconde qualcuna, la pagina dice quante. Non si selezionano e non entrano in un annullamento multiplo: finché la prenotazione è sul portale non c’è un ordine in cassa. Dettagli apre la prenotazione con i piatti scelti; da lì chi ha il ruolo Admin o OrgAdmin può annullarla sul portale. Le prenotazioni aggiunte a mano hanno anche il pulsante Condividi, descritto qui sotto. Chi ha prenotato il posto senza ordinare riceve un promemoria la sera prima.

Filtri, ordinamento e aggiornamento

I filtri Serata, Contenuto e Stato valgono per tutto l’elenco, non solo per la pagina che hai davanti: il totale in fondo alla tabella e il numero di pagine contano solo le prenotazioni che li rispettano. La pagina si apre sulla serata in corso; Mostra tutte le serate le riporta tutte, comprese quelle senza serata. Nel filtro compaiono le serate configurate per l’evento, più quelle delle prenotazioni sul portale.

Un clic sull’intestazione di colonna ordina l’elenco:

L’ordinamento vale anche per le righe dal portale in cima alla prima pagina.

Aggiorna, in alto, rilegge sia i pre-ordini in cassa sia le prenotazioni dal portale; accanto c’è l’ora dell’ultimo aggiornamento. La pagina si aggiorna anche da sola quando torni alla scheda del browser, se è passato almeno mezzo minuto. Se l’aggiornamento non riesce, per esempio con poco segnale, l’elenco sullo schermo resta quello di prima e la pagina scrive che l’aggiornamento non è riuscito e di che ora sono i dati.

Esportare l’elenco

Esporta scarica l’elenco con gli stessi filtri, la stessa ricerca, le stesse aree e lo stesso ordinamento della pagina, su tutte le pagine della tabella. Il file contiene sia i pre-ordini in cassa sia le prenotazioni ancora sul portale; se il portale non risponde il file viene preparato lo stesso e lo dice in cima.

• Excel (.xlsx): in alto i filtri usati e l’ora di creazione, poi una riga per prenotazione con cliente, telefono, email, serata, fascia oraria, coperti, asporto, contenuto, area, stato, numero d’ordine e origine (cassa o portale). Le righe seguono l’ordinamento della pagina.
• PDF da stampare: il foglio per chi accoglie in sala. Le prenotazioni sono raggruppate per serata e poi per fascia oraria, sempre in ordine di orario, qualunque sia l’ordinamento della pagina. Ogni serata e ogni fascia riportano il totale dei coperti; l’asporto è contato a parte, perché non occupa un tavolo. Ogni riga ha due colonne vuote, Tavolo e ✓, da compilare a penna quando il cliente arriva.

Il nome del file riporta la serata scelta (o «tutte») e l’ora in cui è stato creato. Per un foglio da stampare della sola serata, scegli la serata nel filtro prima di esportare.

Aggiungere una prenotazione a mano

Per una prenotazione presa al telefono, o per un gruppo più grande di quanto la vetrina accetta, usa Aggiungi prenotazione in cima alla pagina Pre-ordini. Scegli serata, fascia e area, poi scrivi nome e numero di persone; telefono, email e nota sono facoltativi. Le serate già passate non sono proposte.

La prenotazione finisce sul portale e occupa i posti della fascia come una fatta online, quindi il conteggio dei posti resta uno solo. Se la fascia non ha abbastanza posti, la finestra lo dice con i numeri (per esempio «40 / 30 dopo questa prenotazione») e la registra solo se confermi con Aggiungi comunque. Se la connessione cade mentre salvi, puoi riprovare senza timore: la prenotazione non viene mai registrata due volte. Il limite dei gruppi online non vale per le prenotazioni che inserisci tu.

Se hai scritto l’email e lasci spuntato Invia conferma al cliente, il cliente riceve la stessa email di conferma di chi prenota online, con il QR, e il promemoria la sera prima. Dopo il salvataggio la finestra offre Copia link, Invia su WhatsApp (se hai scritto il telefono) e Mostra QR, che servono soprattutto quando l’email non c’è: il link porta il cliente alla sua pagina di prenotazione, da cui può ordinare in anticipo, mostrare il QR e annullare. Chi ha il link può anche annullare la prenotazione, quindi mandalo solo a chi ha prenotato. Le stesse azioni restano disponibili dal pulsante Condividi sulla riga della prenotazione.

Il telefono e la nota arrivano anche in cassa: quando il pre-ordine viene aperto, la cassa li mostra nella striscia del pre-ordine e nel dettaglio dell’ordine. Non vengono stampati su comanda o scontrino.

Specialità (menù in evidenza)

Scegli quali prodotti mettere in evidenza con una foto. Per ogni prodotto puoi:

• Caricare una foto dalla Libreria Media
• Attivare il toggle In evidenza per mostrarlo in cima alla pagina

I prodotti senza foto vengono mostrati normalmente nella lista del menù.

Modalità Test PreOrdine

Attiva questo interruttore per verificare il tuo sito e il flusso ordini prima di pubblicarlo, senza usare un pass a pagamento e senza toccare i dati reali dei clienti.

Con la modalità test attiva:

• Puoi aprire la pagina pubblica con ?test=1 in fondo all’URL (link diretto disponibile nella barra di pubblicazione) e completare ordini di prova anche senza un pass attivo
• Sono ammessi fino a 5 ordini di test al giorno
• Gli ordini di test sono marcati come tali nell’oggetto dell’email di conferma (prefisso [TEST]) e distinguibili dagli ordini reali

Presenza pubblica

L’interruttore attiva o disattiva la presenza nel directory pubblico. Disattivandolo, alla pubblicazione successiva la pagina andrà offline (non più trovabile nel directory).

Posizione e social

Indirizzo, coordinate GPS (con mappa interattiva e geocodifica automatica), link mappa di fallback. Nella sezione Social aggiungi i contatti pubblici: Facebook, Instagram, Twitter / X, sito web, YouTube, TikTok e Email.

L’indirizzo email dei contatti

Fra i tipi disponibili c’è Email. L’indirizzo che inserisci qui fa due cose:

• viene pubblicato sulla pagina della sagra, insieme agli altri contatti
• diventa l’indirizzo a cui arrivano le risposte alle email di conferma dei pre-ordini

Menu e aree

La tabella Menu e aree controlla visibilità e ordinabilità per ogni area:

• Visibile — mostra l’area sulla pagina pubblica
• Ordini Abilitati — consente ordini online (richiede area visibile)

Espandendo un’area puoi gestire la visibilità delle singole categorie.

Spegnere Ordini Abilitati ha effetto subito, senza pubblicare. È l’unica impostazione che si comporta così, e serve per la serata: se la Paninoteca finisce le scorte alle 21:00, togli la spunta e il portale smette di accettare ordini per quell’area entro pochi secondi — sulla pagina pubblica e sull’API. Non premere Pubblica per chiudere un’area: pubblicare manda online tutte le modifiche in sospeso, anche quelle al menu che stavi ancora preparando.

Riaccenderla, invece, richiede una pubblicazione: l’area torna ordinabile solo dopo il primo Pubblica successivo. La differenza è voluta — una chiusura deve poter essere immediata, una riapertura no.

Pubblicare

Quando la pubblicazione è bloccata

L’unico blocco alla pubblicazione è l’assenza di un evento attivo (e, solo in Community Edition, una connessione PreOrdine non configurata).

Tutte le altre situazioni non sono blocchi, ma scelte legittime:

• Presenza pubblica disattivata → la pubblicazione manda la pagina offline.
• Nessuna area visibile → viene pubblicata una pagina solo-informativa con galleria, programma e dettagli.
• Coordinate mancanti → resti nel directory, semplicemente non compari sulla mappa.
• Ordini disattivati → la pagina funziona come vetrina di consultazione.

Cosa viene sincronizzato

Alla pubblicazione vengono inviati alla piattaforma PreOrdine:

Connessione a PreOrdine (solo Community Edition)

Ordini online: requisiti

La vetrina è sempre gratuita. L’accettazione di ordini online dipende dalla versione:

Problemi comuni

Pagine correlate